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Formularios e Informes en access

Como hacer un formulario?

Un formulario es un objeto de base de datos que se puede usar para escribir, modificar o mostrar los datos de una tabla o consulta.
Puede usar la herramienta Formulario para crear un formulario con un solo clic. Cuando usa esta herramienta, todos los campos del origen de datos subyacente están colocados en el formulario. Puede comenzar a usar inmediatamente el nuevo formulario, o bien, puede modificarlo en la vista Presentación o Diseño para ajustarlo a sus necesidades.

Usar la herramienta Formulario para crear un nuevo formulario

1. En el panel de exploración, haga clic en la tabla o consulta que contiene los datos que desee ver en el formulario.
2. En el grupo Formularios de la ficha Crear, haga clic en Formulario.

Access crea el formulario y lo muestra en la vista Presentación. En la vista Presentación, se pueden realizar cambios de diseño en el formulario mientras muestre datos. Por ejemplo, se puede ajustar el tamaño de los cuadros de texto para que quepan los datos si es necesario. Para obtener más información sobre las vistas de los formularios, vea la sección Obtener información sobre la vista Presentación y la vista Diseño.
Si Access encuentra una sola tabla que tenga una relación uno a varios con la tabla o consulta usada para crear el formulario, agregará una hoja de datos al formulario basado en la tabla o consulta relacionada. Por ejemplo, si se crea un formulario simple basado en la tabla Empleados y hay una relación uno a varios definida entre la tabla Empleados y la tabla Pedidos, en la hoja de datos se muestran todos los registros de la tabla Pedidos que formen parte del actual registro Empleado. Se puede eliminar la hoja de datos del formulario si se decide que no es necesario. Si hay más de una tabla con una relación uno a varios con la tabla usada para crear el formulario, Access no agrega ninguna hoja de datos al formulario.

Como hacer un informe?

La herramienta Informe es la manera más rápida de crear un informe, porque lo genera inmediatamente sin solicitarle ningún tipo de información. El informe muestra todos los campos de la tabla o consulta subyacente. La herramienta Informe puede no crear el producto final terminado que desea obtener en última instancia, pero resulta muy útil para ver rápidamente los datos subyacentes. Después, puede guardar el informe y modificarlo en la vista Presentación o en la vista Diseño para que se adapte mejor a sus propósitos.

1. En el panel de exploración, haga clic en la tabla o consulta en la que desea basar el informe.
2. En el grupo Informes de la ficha Crear, haga clic en Informe.

Access crea y muestra el informe en la vista Presentación.

3. Para obtener más información sobre cómo ver e imprimir el informe, vea la sección Ver, imprimir o enviar el informe como mensaje de correo electrónico.

Después de ver el informe, puede guardarlo y, a continuación, cerrar tanto el informe como la tabla o consulta subyacente que ha utilizado como origen de registros. La próxima vez que abra el informe, Access mostrará los datos más recientes del origen de registros.

importancia de access

Microsoft Access es un sistema de gestión de bases de datos relacionales para los sistemas operativosMicrosoft Windows, desarrollado por Microsoft y orientado a ser usado en un entorno personal o en pequeñas organizaciones. Es un componente de lasuite ofimática Microsoft Office. Permite crear ficheros de bases de datos relacionales que pueden ser fácilmente gestionadas por una interfaz gráfica simple. Además, estas bases de datos pueden ser consultadas por otros programas. Este programa permite manipular los datos en forma de tablas (formadas por filas y columnas), crear relaciones entre tablas, consultas, formularios para introducir datos e informes para presentar la información.

Bases de datos: definición y funcionamiento

Una base de datos es una recopilación de información relativa a un asunto o propósito particular, como el seguimiento de pedidos de clientes o el mantenimiento de una colección de música. Si la base de datos no está almacenada en un equipo, o sólo están instaladas partes de la misma, puede que deba hacer un seguimiento de información procedente de varias fuentes en orden a coordinar y organizar la base de datos.

Supongamos, por ejemplo, que los números de teléfono de los proveedores están almacenados en varios lugares: en un archivo de tarjetas que contiene los números de teléfono de los proveedores, en archivos de información de productos en un armario y en una hoja de cálculo que contiene información de pedidos. Si cambia el número de teléfono de un proveedor, tendría que actualizar la información en los tres lugares. Sin embargo, en una base de datos es necesario modificar la información en un solo lugar: el número de teléfono del proveedor se actualiza automáticamente en todos los lugares de la base de datos donde se utilice.

Archivos de base de datos de Access

Por medio de Microsoft Access, puede administrar toda la información desde un único archivo de base de datos. Dentro del archivo, puede utilizar:

• Tablas para almacenar los datos.  
• Consultas para buscar y recuperar únicamente los datos que necesita.
• Formularios para ver, agregar y actualizar los datos de las tablas.   
• Informes para analizar o imprimir los datos con un diseño específico.
• Páginas de acceso a datos para ver, actualizar o analizar los datos de la base de datos desde Internet o desde una intranet.

  Almacenar los datos una vez en una tabla y verlos desde varios lugares.

Cuando se actualizan los datos, se actualizan en todos los lugares donde aparecen.

  Mostrar los datos en una consulta

  Mostrar los datos en un formulario

  Mostrar los datos en un informe

  Mostrar los datos en una página de acceso a datos

Bases de datos: definición y funcionamiento

Una base de datos es una recopilación de información relativa a un asunto o propósito particular, como el seguimiento de pedidos de clientes o elmantenimiento de una colección de música. Si la base de datos no está almacenada en un equipo, o sólo están instaladas partes de la misma, puede que deba hacer un seguimiento de información procedente de varias fuentes en orden a coordinar y organizar la base de datos.

Supongamos, por ejemplo, que los números de teléfono de los proveedores están almacenados en varios lugares: en un archivo de tarjetas que contiene los números de teléfono de los proveedores, en archivos de información de productos en un armario y en una hoja de cálculo que contiene información de pedidos. Si cambia el número de teléfono de un proveedor, tendría que actualizar la información en los tres lugares. Sin embargo, en una base de datos es necesario modificar la información en un solo lugar: el número de teléfono del proveedor se actualiza automáticamente en todos los lugares de la base de datos donde se utilice.

Archivos de base de datos de Access

Por medio de Microsoft Access, puede administrar toda la información desde un único archivo de base de datos. Dentro del archivo, puede utilizar:

• Tablas para almacenar los datos.  
• Consultas para buscar y recuperar únicamente los datos que necesita.
• Formularios para ver, agregar y actualizar los datos de las tablas.   
• Informes para analizar o imprimir los datos con un diseño específico.
• Páginas de acceso a datos para ver, actualizar o analizar los datos de la base de datos desde Internet o desde una intranet.

  Almacenar los datos una vez en una tabla y verlos desde varios lugares.

Cuando se actualizan los datos, se actualizan en todos los lugares donde aparecen.

  Mostrar los datos en una consulta

  Mostrar los datos en un formulario

  Mostrar los datos en un informe

Bases de datos: definición y funcionamiento

  Mostrar los datos en una página de acceso a datos

Una base de datos es una recopilación de información relativa a un asunto o propósito particular, como el seguimiento de pedidos de clientes o elmantenimiento de una colección de música. Si la base de datos no está almacenada en un equipo, o sólo están instaladas partes de la misma, puede que deba hacer un seguimiento de información procedente de varias fuentes en orden a coordinar y organizar la base de datos.

Supongamos, por ejemplo, que los números de teléfono de los proveedores están almacenados en varios lugares: en un archivo de tarjetas que contiene los números de teléfono de los proveedores, en archivos de información de productos en un armario y en una hoja de cálculo que contiene información de pedidos. Si cambia el número de teléfono de un proveedor, tendría que actualizar la información en los tres lugares. Sin embargo, en una base de datos es necesario modificar la información en un solo lugar: el número de teléfono del proveedor se actualiza automáticamente en todos los lugares de la base de datos donde se utilice.

Archivos de base de datos de Access

Por medio de Microsoft Access, puede administrar toda la información desde un único archivo de base de datos. Dentro del archivo, puede utilizar:

• Tablas para almacenar los datos.  
• Consultas para buscar y recuperar únicamente los datos que necesita.
• Formularios para ver, agregar y actualizar los datos de las tablas.   
• Informes para analizar o imprimir los datos con un diseño específico.
• Páginas de acceso a datos para ver, actualizar o analizar los datos de la base de datos desde Internet o desde una intranet.

  Almacenar los datos una vez en una tabla y verlos desde varios lugares.

Cuando se actualizan los datos, se actualizan en todos los lugares donde aparecen.

  Mostrar los datos en una consulta

  Mostrar los datos en un formulario

  Mostrar los datos en un informe

Cerrar formulario

Cerrar formulario  

Para cerrar cualquier ventana nada tan sencillo como hacer clic la X de la esquina superior dcha. de una ventana. Con este post, se mostrará otra forma de cerrar una ventana de un formulario de otra forma. Crearemos un botón de comando que al pulsarlo cierre el formulario que contiene el propio botón.

Creamos un formulario en blanco, lo único que vamos a colocar es el botón que permita cerrarlo. Por defecto el nombre que le da Access es Formulario 1. Ahora colocamos el botón en el mismo. Para añadir elementos al formulario, tenemos que verlo en vista diseño. Para ello pulsamos con el botón derecho en la pestaña del formulario.

  

donde seleccionamos Vista diseño. Ahora es el momento de colocar el botón. En primer lugar nos aseguramos de que el botón Asistente de controles está activado. En caso contrario, lo activamos con un clic.

De esta forma, al colocar el botón saltará el asistente del botón de comando.

Al acabar de colocar el botón, el asistente para botones de comando aparece:

En categorías elegimos Operaciones con formularios, y en acciones seleccionamos Cerrar formulario.

Pulsamos en Siguiente y solo queda poner un texto en el botón o poner una imagen. Para el ejemplo vamos a seleccionar Texto: Cerrar formulario. Ahora pulsamos en el botón Finalizar. La imagen que queda del botón es:

Ahora ya podemos dejar la vista diseño y comprobar que funciona el botón. Volvemos a Vista formulario con el botón derecho en la pestaña del formulario. Después pulsamos en el botón para que cierre el formulario. Como no hemos guardado nada nos preguntará primero si deseamos guardar los cambios (nuevo botón, formulario...). Pulsamos en Si.

Aparece otra ventana que nos pide que le demos un nombre al nuevo formulario. Pulsamos en Aceptar directamente y el formulario queda guardado y cerrado.

La pestaña del formulario desaparece.

El proceso que hemos visto es muy similar en la versión Access 2003. El asistente de control de botones es el mismo.

 

crear panel de control en acces

Crear un panel de control en Access

Con este post pretendemos mostrar como crear un panel de control en nuestra base de datos. El panel nos va permitir gestionar la base de datos de una forma mucho más dinámica y agradable. Un panel de control es, en realidad, un formulario al que podemos ir añadiendo botones. Los botones nos permitirán abrir tablas, consultas o ejecutar macros.

El primer paso es ir a la barra de herramientas para crear el panel. Seleccionamos Utilidades de la base de datos y Administrador del panel de control:

  

Como antes no teníamos definido ningún panel de control, aparece una ventana indicándonos que no tenemos panel de control y si queremos que este sea el panel de control principal. Hay que decir, que Access nos permite colocar en una base de datos varios paneles de control. En cada panel de control podemos colocar hasta 8 botones distintos. Con varios paneles podemos desglosar la información por distintos apartados, véase tablas, consultas, informes o por ejemplo, un panel para clientes otro para proveedores y otro para administración según nos convenga.

Pulsamos en el botón Sí y se abre la ventana Administrador del panel de control donde se observa que tenemos un panel de control creado. Este administrador nos va permitir  añadir más paneles  o modificar cada panel. También podemos cerrar el administrador con el botón cerrar o marcar como panel principal un panel creado con posterioridad al que acabamos de crear.

 

 Si queremos añadir botones al panel, lo seleccionamos y pulsamos en el botón modificar. La ventana que se muestra es la siguiente:

Ahora vamos a colocar botones en el panel para que podamos trabajar con él. Pondremos dos botones, uno para ver ver los clientes de Canadá que tiene almacenados nuestra base de datos. También colocaremos la vista del formulario con la relación de empleados. Los clientes de Canadá los vemos a partir de la consulta correspondiente que hemos creado al efecto:

 

En la ventana Modificar página del panel de control pulsamos en el botón Nueva... que nos lleva a una nueva ventana:

 Hay que ir a comando, para seleccionar la acción que deseamos que se ejecute. Como no existe ningún comando que muestre el contenido de consultas, lo haremos a través de una macro (que nos abre la macro). El comando que seleccionamos es Ejecutar macro. 

Crear macro

Por tanto, vamos a crear una macro que nos abra la consulta. Vamos a Objetos, pulsamos en Macros y en Nuevo. Se abre la vista diseño de una nueva macro. Ahora nos vamos a la ventana de la base de datos y pulsamos en consultas para verlas. Con el ratón pinchamos en la consulta que queremos llevar al panel de control. Sin dejar de pulsar se arrastra a la primera línea de la columna Acción de la vista diseño. Nos queda esto:

Así, acción y sus argumentos quedan perfectamente definidos, y solo nos queda guardar la nueva macro con el nombre que deseemos (Clientes de Canadá). Volvemos al panel de control. En el administrador del panel de control, con el panel seleccionado pulsamos en el botón modificar, para poder hacer clic en el botón Nuevo para insertar un elemento que nos abra la consulta de los clientes canadienses. En comando seleccionamos Ejecutar macro y en Macro seleccionamos la macro que hemos creado ahora, Clientes de Canadá:

 Pulsamos en Aceptar y ya tenemos creado el primer botón del panel de control:

Este proceso lo podemos repetir hasta ocho veces en cada panel, como ya hemos comentado antes. Para salir de aquí pulsamos un par de veces en Cerrar (cerramos dos ventanas). Ahora vamos a formularios y hacemos doble clic en el formulario Panel de control que queda así:

que es el panel de control que deseábamos crear. Podemos añadir más botones siguiendo el mismo proceso que descrito en este post.

Estas acciones de crear el panel de control ha provocado que tengamos una nueva tabla en la base de datos llamada Switchboard Items y un nuevo formulario, ya mencionado,Panel de control:

access ventajas y desventajas

Ventajas y Desventajas 

VENTAJAS

• Obtener mejores resultados con la interfaz de usuario de Office Fluent: Office Access 2007 proporciona una experiencia completamente nueva gracias a la interfaz de usuario de Office Fluent, un nuevo panel de navegación y una vista de ventanas por fichas. Incluso sin tener experiencia con bases de datos, cualquier usuario puede realizar un seguimiento de la información y crear informes para tomar decisiones mejor fundadas. 

• Empezar rápidamente usando soluciones prediseñadas: Con la biblioteca avanzada de soluciones prediseñadas, puede empezar a realizar el seguimiento de la información inmediatamente. Los formularios y los informes ya están diseñados para mayor comodidad, pero puede personalizarlos para adaptarlos a sus necesidades empresariales. 

Cree varios informes con vistas diferentes de la misma información: La creación de un informe en Office Access 2007 es una verdadera experiencia del tipo "lo que se ve es lo que se obtiene". Puede modificar un informe con una respuesta visual en tiempo real y guardar varias vistas para audiencias distintas. El nuevo panel de agrupamiento y las nuevas capacidades de filtrado y ordenación le ayudarán tomar decisiones mejor fundadas.

Crear tablas rápidamente sin preocuparse de la complejidad de las bases de datos: Gracias a la detección automática del tipo de datos, la creación en Office Access 2007 es tan sencilla como trabajar con una tabla de Microsoft Office Excel. Escriba la información y Office Access 2007 detectará que se trata de una fecha, una moneda u otro tipo común de datos. Puede incluso pegar toda una tabla de Excel en Office Access 2007 para empezar a realizar el seguimiento de la información con la eficacia que ofrece una base de datos.

• Disfrute de los nuevos tipos de campos para escenarios aún más avanzados: Office Access 2007 habilita nuevos tipos de campos como los datos adjuntos y los campos multivalor. Ahora es posible adjuntar un documento, una imagen o una hoja de cálculo a cualquier registro de la aplicación. El campo multivalor, le permite seleccionar más de un valor (por ejemplo, asignar una tarea a más de una persona) en cada celda.

DESVENTAJAS

• Para bases de datos de gran calibre (en cuanto a volumen de datos o de usuarios) es recomendable usar otros sistemas como MySQL o Microsoft SQL Server, y código VBA (Visual Basic para Aplicaciones)

• No es multiplataforma, pues sólo está disponible para sistemas operativos de Microsoft, Su uso es inadecuado para grandes proyectos de software que requieren tiempos de respuesta críticos

 

• Es una base de datos para pequeños escenarios

•  Su uso inadecuado en grandes proyectos de software que requieren tiempos de respuesta criticos.

tiempos

tipos de tiempos

Microsoft Access contiene expresiones que permiten automatizar , calcular y acelerar sus procesos. En lugar de calcular manualmente la diferencia entre dos fechas en las tablas , consultas, formularios e informes , puede agregar una expresión. No sólo expresiones mejorar la eficiencia , pero que son más precisos y fácilmente transportable . Ya sea que el análisis de datos , la presentación de información o la realización de tareas cotidianas , puede agregar una expresión a la consulta, formulario o informe para aumentar su utilidad y profesionalidad. Instrucciones 

Abre tu consulta, formulario o informe en " Vista Diseño " para añadir una expresión a un nuevo campo . Los campos calculados en una consulta están disponibles para añadir a cualquier formulario o informe basado en esa consulta . Si sólo desea calcular el tiempo en un formulario o informe, puede agregar una expresión a ese objeto en su lugar.

Añadir un nuevo campo para su consulta o un cuadro de texto a un formulario o informe . A la entrada de la expresión en una consulta, escríbalo en el " campo" fila de una nueva columna. Para introducir una expresión en un formulario o informe , escriba la expresión directamente en el campo del cuadro de texto

Escriba la siguiente expresión en el campo o cuadro de texto: . = DateDiff ("d " , [ campo1 ] , [Campo 2 ] ) . Reemplazar " Campo1 " con el campo que contiene la fecha de inicio y " campo2 " con el campo Fecha final . Esta expresión calcula y muestra el número de días entre dos campos de fecha. Calcular una de diferencia horaria en Microsoft Access, un sistema de gestión de base de datos, es útil cuando se necesita analizar los datos de tiempo en tu base de datos. Utiliza la sentencia DateDiff para ayudar en este análisis. La declaración DateDiff consiste en la comparación del intervalo de la fecha y los dos campos de fecha. El intervalo se puede especificar como días, semanas, horas o segundos para tus cálculos de diferencias horarias. Los resultados se muestran cuando se ejecuta la consulta en la base de datos.Puede dar formato a un valor de fecha y hora para mostrar una fecha, una hora o ambas. Al utilizar un formato de solo fecha, Access almacena el valor 0 para la parte correspondiente a la hora. Al utilizar un formato de solo hora, Access almacena el valor 0 para la parte correspondiente a la fecha.

La tabla siguiente muestra cómo almacena Access los valores de fecha y hora. La tabla siguiente también ilustra cómo puede mostrar esos valores utilizando diferentes formatos: 

Valor almacenado	Formato predeterminado	Formato personalizado
(número doble)	(fecha general)	(mm/dd/aaaa hh:nn:ss a.m./p.m.)
36295.0	5/15/99	05/15/1999 12:00:00 a.m.
0.546527777777778	1:07 p.m.	12/30/1899 01:07:00 p.m.
36232.9375	3/13/99 10:30 p.m.	03/13/1999 10:30:00 p.m.

Nota: el formato predeterminado para un valor de fecha y hora es el de fecha general. Si un valor es sólo de fecha, no aparece la hora. Si el valor es sólo de hora, no aparece la fecha

Calcular datos de hora

Dado que un valor de hora se almacena como una fracción de un día de 24 horas, puede recibir los resultados en un formato incorrecto al intentar calcular intervalos de hora mayores de 24 horas. Para evitar este comportamiento, puede crear una función definida por el usuario para asegurarse de que se da formato a los intervalos de tiempo correctamente.

Microsoft proporciona ejemplos de programación sólo como ilustración, sin ninguna garantía ya sea expresa o implícita. Esto incluye, entre otras, las garantías implícitas de comerciabilidad e idoneidad para un fin determinado. En este artículo se da por supuesto que ya conoce el lenguaje de programación que se muestra, así como las herramientas empleadas para crear y depurar procedimientos. Los ingenieros de soporte técnico de Microsoft pueden explicarle la funcionalidad de un determinado procedimiento, pero no modificarán estos ejemplos para ofrecer mayor funcionalidad ni crearán procedimientos adaptados a sus necesidades específicas. Para calcular y dar formato correctamente a los intervalos de tiempo.

como hacemos nueva base de datos

Microsoft Access es un programa de creación de bases de datos que le permite a cualquiera mantener y editar una base de datos. Este programa es adecuado para cualquier trabajo desde proyectos pequeños hasta grandes empresas, además es muy visual. Esto lo hace ideal para ingresar datos, ya que no necesitas trabajar con tablas ni con hojas de cálculo. Lee los pasos a continuación para aprovechar al máximo este programa.


Haz clic en la pestaña Archivo y selecciona “Nuevo”. La base de datos es lo que contendrá toda tus datos en sus múltiples formas. Puedes optar por crear una base de datos en blanco, un sitio web en blanco o elegir de entre una variedad de plantillas.

• Una base de datos en blanco es una base de datos de Microsoft Access estándar y es apropiada para uso local. Al crearla también se generará una tabla.
• Las bases de datos web están diseñadas para ser compatibles con las herramientas de publicación web de Microsoft Access. Al crearla también se generará una tabla.
• Las plantillas son bases de datos prediseñadas hechas para un amplio rango de usos. Elige una si no quieres pasar mucho tiempo creando la estructura de una base de datos desde cero.Ponle un nombre a tu base de datos. Cuando hayas seleccionado el tipo de una base de datos, dale un nombre que indique su propósito. Esto será especialmente útil si vas a trabajar con múltiples bases de datos diferentes. Escribe el nombre que le darás en la casilla “Nombre de archivo”. Selecciona “Crear” para generar el nuevo archivo de base de datos.Determina la mejor estructura para tu información. Si vas a crear una base de datos en blanco, querrás pensar en la mejor manera para organizar tus datos y para darle la estructura apropiada. En Microsoft Access existen varias formas en las que puedes dar formato e interactuar con tus datos:
  • Tablas. Esta es la principal forma en la que se almacena tus datos. Las tablas son similares a las hojas de cálculo de Excel, ya que los datos se organizan en filas y columnas. Debido a esto, la información a importar desde Excel o algún otro programa que utilice hojas de cálculo es un proceso relativamente sencillo.
  • Formularios. Los formularios son la forma en la que la información se añade a tu base de datos. Si bien puedes ingresarla directamente en las tablas, los formularios te permiten ingresar datos más rápido y de manera más visual.
  • Informes. Resumen y muestran la información en tu base de datos. Los informes analizan la información y responden a preguntas específicas como por ejemplo cuánto fue la ganancia hecha o dónde se encuentran los clientes. Por lo general, los informes están diseñados para ser impresos.
  • Consultas. Esta es la forma en la que puedes recuperar y filtrar tus datos. Puedes usar las consultas para mostrar entradas específicas desde múltiples tablas. También puedes usarlas para crear y actualizar datos.
  • Crea tu primera tabla. Si vas a empezar con una base de datos en blanco, lo harás automáticamente con una tabla en blanco. Puedes comenzar ingresando los datos en esta tabla, ya sea a mano o copiando y pegándolos de otra fuente.Cada dato debe estar ubicado en su propia columna (campo) mientras que cada registro debe estar en una fila separada. Por ejemplo, cada fila representaría a un cliente mientras que cada campo a un dato distinto acerca de ese cliente (nombre, apellidos, dirección de correo electrónico, número de teléfono, etc.).Puedes cambiarle el nombre a las etiquetas de las columnas para que te sea más fácil identificar los campos. Haz doble clic en el encabezado de columna para cambiarle el nombre.